Controle houden over je agenda

Het leven begint zich langzaam maar zeker terug in gang te trekken, we krijgen onze vrijheid mondjesmaat weer en dat zet velen aan om die lang uitgestelde of nieuwe plannen vorm te geven en te organiseren. Bedrijven hebben tijdens de lockdowns de voordelen van online meetings en thuis werken ontdekt. Het heeft effectief voordelen: je hoeft je niet te verplaatsen, dus geen tijdsverlies, en je kan jezelf zeer makkelijk van de ene meeting in de andere klikken. Maar... tegelijkertijd houdt net dat ook een nadeel in want waar de agenda voordien al vrij volgepropt stond met opdrachten, te behalen deadlines en meetings, zijn de ruimtes die er toen tussen al die taken in stonden, helemaal dichtgeslibd. Geen ademruimte meer, geen plaspauze meer, geen mentale rust meer.

'Sommige bedrijven hebben ondertussen al een zodanige meetingcultuur ontwikkeld dat er nauwelijks ruimte over is om hetgeen dat wordt besproken in de meeting, aan te pakken buiten de meeting.' 

Om goed te kunnen presteren heeft ons brein nood aan tijd om te verwerken en plaats vrij te maken om opnieuw te kunnen doen waarvoor het dient. Als je gaat sporten, dan plan je toch ook niet de ene na de andere training in, elke dag opnieuw? Het is opvallend dat we lichamelijk wel rust nemen als er fysiek iets schort, maar als onze mentale laadruimte vol zit, dan blijven we maar gaan. Geen rust, geen tijd want druk, druk, druk... Om nog iets meer de koppeling met sport te maken: er is een uitspraak die zegt dat je 'in bed de koers wint'. Dit wil zeggen wat het is: trainen en oefenen zoals gepland en vooral rusten omdat het moet, net om je geleverde inspanningen te laten renderen. Om je lichaam met andere woorden de spanning die je erop hebt gezet, te laten omzetten in vooruitgang. En dat is wat ons brein ook nodig heeft: tijd om alles te verwerken en er fris(ser) uit te komen zodat er vooruitgang kan worden geboekt.

Onlangs zat ik tijdens één van de nazomerdagen op een terrasje in gesprek met een zakelijk contact. Hij vroeg me hoe ik alles gedraaid kreeg, waarop ik antwoordde dat ik steeds controle tracht te behouden over mijn agenda. Ik besef dat ik als zelfstandig ondernemer in een eerder bevoorrechte situatie zit, anderzijds zijn er wel heel wat afspraken, taken en deadlines waar ook ik rekening moet mee houden. Controle over je agenda behouden is een heikel punt bij velen, zo blijkt. Laat dan nog staan in welke mate er een duidelijke scheiding bewaard blijft tussen werk en privé. Een goeie eerste zet, is het overzicht bewaren van wat je wanneer dient te doen en daar op voorhand al aan de slag mee te gaan. Eerst de taken verwerken die belangrijk zijn en (nog) niet dringend, zo schep je vanzelf ruimte om te blussen wanneer het brandt. Het is een menselijke reactie om eerst de dringende zaken aan te pakken, waarmee je meteen het risico loopt dat je op den duur je eigen staart achterna loopt, niet meer weet wat eerst te doen, je krijgt niets meer afgewerkt want... druk, druk, druk... En die vele meetings? Ben je echt op elke meeting noodzakelijk aanwezig of heb je voldoende aan het lezen van het verslag? Maak daar eens een eerlijke analyse van. Sommige bedrijven hebben ondertussen al een zodanige meetingcultuur ontwikkeld dat er nauwelijks ruimte over is om hetgeen dat wordt besproken in de meeting, aan te pakken buiten de meeting. Tenslotte dient er iemand de eerste te zijn die zegt waar hij wel of niet aanwezig zal zijn. Het is alvast een goeie stap om controle te houden over je agenda. 

Liefs,
Ine